Neues in Sachen Digitalisierung

Dokumente können heute bereits rein digital erstellt, verschickt und empfangen und wieder abgelegt werden. In den letzten Wochen habe ich mir Gedanken darüber gemacht, wie ich meinen Prozess mit dem Empfang, der Auslieferung von bestellten Artikeln an meine Kunden, optimieren kann.

Die erste Möglichkeit ist natürlich die digitale Zustellung des nicht unterschriebenen Lieferscheins. Dieser kann vom Kunden digital durch eine gescannte Unterschrift ergänzt werden. Allerdings lässt sich so das aktuelle Datum nicht handschriftlich ergänzen, um sicherzustellen, dass die Unterschrift eigenhändig gemacht wurde.
Eine abgewandelte, historische Form dieses Prozesses wäre das Ausdrucken des digital erhaltenen Lieferscheins, die handschriftliche Signatur mit Datum, das Scannen des Dokuments und der E-Mail-Versand zurück zum Lieferanten. Dieser Prozess involviert diverse Systeme und ist eher kompliziert. Vereinfachung wäre noch möglich über eine vordefinierte Empfängerliste per Scan-to-Mail auf dem Multifunktionsgerät (Drucker, Scanner, Fax).

Die zweite Möglichkeit, die einfachere Lösung, die Vorlage und das Öffnen gegenüber dem Kunden des fertigen Lieferscheins als PDF auf einem Mobiltelefon z.B. mit dem Android Betriebssystem mit entsprechend großem Display und gutem Touchscreen. So lässt sich beispielsweise mit der App „auf pdf schreiben“ die Unterschrift vom Kunden direkt ergänzen allerdings muss das fertige Dokument zuvor vom Cloud-Speicher lokal abgelegt und anschließend wieder hochgeladen werden. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument zeitnah wieder zurück beim Lieferanten abgelegt werden kann.

Die dritte Möglichkeit ist, die weitaus eleganteste Lösung, und zwar wird das digitale Lieferscheindokument mit Adobe Acrobat Reader auf einem Tablet Computer geöffnet. Durch Öffnen der Funktion Werkzeuge lässt sich ein Bereich öffnen, der neue Funktionen zum Bearbeiten ermöglicht. Eine davon heißt „Ausfüllen und unterschreiben“. So lässt sich eine digitale Unterschrift mit Handschrift über den Touchscreen des Tablets direkt ins PDF-Dokument schreiben und anschließend auf den Cloud-Speicher ablegen.

Digitale Prozesse müssen in jeder Unternehmung zuerst entworfen werden. Das kann zu Einsparpotential führen, da zum einen viel Zeit und zum anderen Büromaterial wie Papier eingespart werden kann. Es können auch deutlich weniger technische Geräte eingesetzt werden.

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