Budget-Planung kleinere Unternehmen für 2021

Wer noch nicht über die Feiertage mit der Planung der IT-Ausgaben für 2021 begonnen hat, sollte sich die wichtigsten Kostentreiber wieder einmal vor Augen führen. In der Regel fallen in einer gut funktionierenden und aktuellen IT-Infrastruktur keine größeren Investitionen an, wenn man nicht zwingend in neue Technologien investieren möchte. Allerdings darf man die Betriebskosten auch nicht außer Acht lassen.

Kosten für den Betrieb umfassen beispielsweise die Internet-Leitungen, Telefonie-Systeme, Wartungsverträge für Hardware, Stromkosten, technische IT-Sicherheit und physische Sicherheit sowie allgemeine Kosten für Software Lizenzen.
Im Jahr 2020 ist es zu immer mehr Datenverkehr über das Internet gekommen. Es kann sich lohnen die Internet Bandbreite nach oben anzupassen und neue Verträge zu günstigeren Konditionen abzuschließen.
Telefonverträge sollte überprüft werden, sind noch Tarife gebucht, die nicht mehr benötigt werden.
Es muss mit Sicherheit mit höheren Stromkosten gerechnet werden auch, wenn immer mehr Mitarbeiter vom Home Office aus arbeiten, haben sich die Strompreise über die letzten Jahre hinweg meist erhöht.
Welche Kosten fallen für Software Lizenzen im neuen Jahr an? Oft wird Software nur noch auf jährlicher Basis lizensiert, sodass fortlaufend immer wieder Kosten anfallen.

Zusätzlich fallen auch Kosten für die Dateiablage an. Die Daten befinden sich meist auf lokalen Speichersystemen, Cloud-Datenspeichern oder E-Mail-Systemen.
Für die Dateiablage werden auch in Zukunft aufgrund der wachsenden Datenmengen mehr Kosten anfallen auch wenn zugleich die Kosten für neue Speicherkapazitäten sinken. Die Kosten für Cloudspeicher oder E-Mail-Systeme sind oft am Limit und es kann sich lohnen auf neue Verträge umzustellen, um langfristig wettbewerbsfähiger zu sein.

Die operativen Daten müssen natürlich auch gesichert werden. Die Kosten für ein Datensicherungssystem setzen sich aus einem Backup-System, Festplattenspeicherplatz und/oder Bändern zusammen. Zusätzlich können Kosten für Software Lizenzen (pro System oder Datenmenge) anfallen.

Natürlich müssen auch die aktuellen und zukünftigen Arbeitsmittel wie Hardware berücksichtigt werden. Es werden Notebooks, Desktops und Drucker betrieben. Auch Mobiltelefone zählen heutzutage zu den IT-Systemen, da diese immer häufiger als universelles Kommunikationsmedium verwendet werden. Wer eine größere Umgebung mit einer Firewall, diversen Access-Points und Netzwerk-Switches im Einsatz hat muss natürlich auch noch diese Komponenten berücksichtigen.
Dennoch kann es sich lohnen auch bestehende IT-Infrastruktur wie Drucker, Scanner, Access Points in 2021 zu ersetzen, da die Betriebskosten unter dem Strich bei mehr Leistung günstiger sind als das bestehende Gerät weiter zu betreiben. Sind alle Notebooks und Computer noch unter Wartung, müssen gegebenenfalls Kosten für Ersatzgeräte eingestellt werden.

Die meisten Unternehmen auch externe Unterstützung. IT-Beratung wird in der heutigen Zeit oft unterschätzt. Die Systeme werden immer komplexer und die Gefahren und Sicherheitsrisiken steigen.
Für den Betrieb und die Wartung der Systeme müssen Kosten eingestellt werden. Diese hängen von der Komplexität und der größe der Umgebung ab. Sind im aktuellen Jahr Innovationsprojekte geplant, so wird meist auch IT-Consultung benötigt.

Zusätzlich empfiehlt es sich eine Reserve für unvorhergesehen Ausgaben bereit zu halten. Manchmal lassen sich nicht alle Investitionen vorhersehen, sodass zusätzliche Mittel benötigt werden.

Für meine treuen Kunden führe ich am Ende des Jahres eine Planung durch, sodass Sie beruhigt ins neue Jahr starten können und besser planen können und nicht so leicht von Kosten für IT-Infrastruktur überrascht werden.

Quelle: Titelbild